Migrer vos rapports d'Excel à Power BI - L'audit des sources de données actuelles de vos rapports Excel est une étape clé

Dans le cadre de la migration de rapports financiers d'Excel ou PowerPoint vers des solutions plus robustes telles que Power BI ou Microsoft Fabric, une étape cruciale de la préparation consiste à évaluer les sources de données actuelles. Cette phase est souvent sous-estimée, mais elle joue un rôle clé dans la réussite de la migration. Voici pourquoi et comment aborder cette étape pour garantir un transfert fluide et précis des données.

Pourquoi évaluer les sources de données ?

Les rapports Excel ou PowerPoint sont souvent alimentés par différentes sources de données : fichiers Excel, bases de données SQL, APIs, ou encore systèmes ERP. Ces sources peuvent être hétérogènes et comporter des erreurs ou des incohérences qui peuvent avoir un impact sur la qualité des rapports une fois migrés. L’évaluation des sources de données permet de :

• Identifier les problèmes de qualité des données : données manquantes, doublons, formats incohérents, etc.

• Comprendre les processus de rafraîchissement des données : fréquence de mise à jour, sources en temps réel ou actualisation périodique.

• Cartographier les dépendances : savoir d'où proviennent les données, qui les gère et comment elles sont transformées avant d'atterrir dans les rapports.

Étapes de l'évaluation des sources de données

1. Lister toutes les sources de données : Commencez par dresser une liste complète des sources de données alimentant vos rapports actuels. Cela inclut les fichiers locaux, les bases de données, et les services en ligne.

2. Évaluer la qualité des données : Vérifiez la complétude des données, leur précision, leur cohérence et leur actualité. Il est essentiel d'identifier les éventuelles anomalies qui pourraient poser problème lors de la migration.

3. Comprendre le flux de données : Documentez comment les données circulent de la source jusqu'au rapport final. Cela permet de repérer les éventuels points de défaillance ou les transformations mal gérées.

4. Identifier les parties prenantes des données : Chaque source de données est gérée par une personne ou une équipe. Il est important de savoir qui contacter en cas de besoin de corrections ou de clarification.

5. Proposer des améliorations : Sur la base de cette évaluation, vous pourrez identifier des axes d'amélioration, notamment pour la standardisation des formats de données, la réduction des erreurs ou la mise en place de processus de nettoyage plus efficaces.

Exemple de rapport d'audit des sources de données

1. Vue d'ensemble des sources de données

2. Évaluation de la qualité des données

3. Flux de données et transformations

4. Recommandations et actions correctives

5. Résumé et plan d’action

L’évaluation des sources de données a permis d’identifier plusieurs problèmes de qualité qui doivent être résolus avant la migration vers Power BI. Les actions correctives doivent être mises en œuvre avant la migration pour garantir l'intégrité des rapports.

Étapes à suivre :

1. Compléter les données manquantes du fichier « Budget 2024 ».

2. Corriger les erreurs dans l'ERP de gestion RH.

3. Assurer la cohérence des formats dans les différentes sources de données.

Une fois ces corrections apportées, les données pourront être migrées vers Power BI, garantissant des rapports fiables et précis.

Ce modèle fournit un cadre pour documenter la qualité des données et les actions correctives à entreprendre avant la migration de vos rapports Excel ou PowerPoint. Utilisez-le pour assurer que vos sources de données sont prêtes à être transférées vers Power BI ou Microsoft Fabric.

L’évaluation des sources de données actuelles est un prérequis incontournable pour une migration réussie. Elle permet de garantir que les rapports Power BI ou Microsoft Fabric refléteront avec précision les données d'origine, tout en minimisant les risques d'erreurs et de perte d'information. Cette étape vous permet d’aborder la migration avec sérénité et d'assurer des bases de données solides pour vos nouveaux rapports.